Contoh Product Requirement Document (PRD): Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Pendahuluan

Dalam menjalankan bisnis, perusahaan akan menghadapi perkembangan dan pertumbuhan yang signifikan seiring berjalannya waktu. Dengan bertambahnya jumlah karyawan, tingkat kesulitan dalam mengelola sumber daya manusia secara efisien dan efektif menjadi tantangan yang tidak terhindarkan. Proses manual dalam pengelolaan karyawan sering kali menimbulkan berbagai masalah, seperti ketidakakuratan data, keterlambatan dalam pengambilan keputusan, dan ketidakpuasan karyawan. Hal ini dapat berdampak negatif pada produktivitas dan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, diperlukan solusi yang mampu mengotomatisasi dan menyederhanakan berbagai proses manajemen sumber daya manusia.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah alat yang sangat penting bagi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan sumber daya manusia. HRIS memungkinkan perusahaan untuk menyimpan dan mengelola data karyawan secara terpusat, memantau performa dan produktivitas karyawan, serta mengotomatisasi proses penggajian dan manajemen cuti. Dengan adanya HRIS, perusahaan dapat mengurangi kesalahan administrasi, meningkatkan transparansi, dan mempercepat pengambilan keputusan yang berbasis data. Selain itu, HRIS juga membantu dalam meningkatkan kepuasan karyawan melalui akses yang mudah ke informasi pribadi dan proses manajemen yang lebih baik.

Goals, Business Objective, Strategic Fit

Goals

• Meningkatkan efisiensi dalam manajemen sumber daya manusia.

• Meminimalkan kesalahan dalam proses penggajian dan evaluasi performa.

• Memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap produktivitas karyawan.

Business Objective

• Mengurangi biaya operasional yang terkait dengan manajemen HR.

• Meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan dengan proses HR yang lebih efisien dan transparan.

• Memperkuat pengambilan keputusan berbasis data dalam manajemen sumber daya manusia.

Strategic Fit

• Mendukung strategi perusahaan untuk digitalisasi proses bisnis.

• Menyelaraskan dengan inisiatif perusahaan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional.

• Memperkuat kemampuan perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia secara lebih efektif.

Problem Statement dan Data Pendukung

Problem Statement

Perusahaan mengalami kesulitan dalam mengelola karyawan secara efisien, terutama dalam hal pemantauan gaji, performa, dan task yang terselesaikan. Proses pembuatan dan pengiriman invoice gaji sering kali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Sistem manual yang saat ini digunakan mengakibatkan efisiensi operasional yang rendah dan ketidakpuasan karyawan.

Data Pendukung

• Kesalahan Penggajian: Data menunjukkan bahwa 15% dari slip gaji manual mengandung kesalahan dalam perhitungan.

• Kepuasan Karyawan: Survei internal menunjukkan bahwa 70% karyawan tidak puas dengan sistem manajemen karyawan saat ini.

• Efisiensi Operasional: Tim HR menghabiskan rata-rata 40 jam per bulan untuk mengelola data karyawan secara manual.

Target User

Karyawan

• Aplikasi: Mobile dan Web

  • Pemantauan Gaji

  • Pemantauan Task

  • Manajemen Absensi dan Cuti

  • Feedback Perusahaan

Tim HR dan Manajer

• Aplikasi: Web

  • Manajemen Data Karyawan

  • Pemantauan Laporan

  • Pemantauan Performa

Success Metrics

• Pengurangan Kesalahan Penggajian: Mengurangi kesalahan dalam slip gaji hingga di bawah 1%.

• Peningkatan Kepuasan Karyawan: Meningkatkan skor kepuasan karyawan terkait dengan proses HR hingga 90%.

• Efisiensi Operasional: Mengurangi waktu yang dihabiskan tim HR untuk manajemen manual hingga 20 jam per bulan.

• Adopsi Sistem: Mencapai 100% penggunaan sistem HRIS oleh semua karyawan dalam 3 bulan setelah peluncuran.

User Stories & User Story Mapping

User Stories

• Sebagai karyawan, saya ingin mengakses informasi pribadi saya dengan mudah, sehingga saya dapat memperbarui data diri saya secara mandiri.

• Sebagai manajer, saya ingin memantau performa karyawan saya, sehingga saya dapat memberikan umpan balik yang konstruktif.

• Sebagai anggota tim HR, saya ingin mengelola data karyawan secara efisien, sehingga saya dapat mengurangi kesalahan administrasi.

• Sebagai karyawan, saya ingin melihat riwayat gaji saya, sehingga saya dapat memastikan gaji saya diterima dengan benar.

• Sebagai manajer, saya ingin mengalokasikan dan memantau task yang diberikan kepada karyawan, sehingga saya dapat memastikan tugas selesai tepat waktu.

• Sebagai karyawan, saya ingin mengajukan cuti secara online, sehingga saya tidak perlu mengisi formulir kertas.

• Sebagai anggota tim HR, saya ingin menghasilkan invoice gaji secara otomatis, sehingga saya dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas manual.

User Story Mapping

• Epic 1: Manajemen Data Karyawan

  • User Story 1: Akses informasi pribadi

  • User Story 3: Mengelola data karyawan

• Epic 2: Pemantauan Gaji

  • User Story 4: Melihat riwayat gaji

  • User Story 7: Menghasilkan invoice gaji otomatis

• Epic 3: Evaluasi dan Manajemen Performa

  • User Story 2: Memantau performa karyawan

• Epic 4: Pemantauan Task dan Proyek

  • User Story 5: Mengalokasikan dan memantau task

• Epic 5: Manajemen Absensi dan Cuti

  • User Story 6: Mengajukan cuti secara online

User Design, Mockup, Interactions, Flows

User Design

• Desain Antarmuka: Menggunakan prinsip-prinsip desain material untuk memastikan antarmuka yang intuitif dan ramah pengguna.

• Desain Responsif: Pastikan antarmuka berfungsi dengan baik di berbagai perangkat, termasuk desktop, tablet, dan mobile.

Mockup

• Dashboard Karyawan: Menampilkan informasi pribadi, riwayat gaji, dan task yang harus diselesaikan.

• Dashboard Manajer: Menampilkan data karyawan yang dikelola, performa karyawan, dan status task.

Interactions

• Navigasi: Navigasi yang mudah dan konsisten di seluruh aplikasi.

• Formulir: Formulir yang mudah diisi dengan validasi data real-time.

Flows

• Flow Penggajian: Karyawan -> Melihat slip gaji -> Menerima notifikasi pembayaran -> Verifikasi gaji

• Flow Task: Manajer -> Membuat task -> Mengalokasikan task -> Karyawan -> Menyelesaikan task -> Manajer -> Memantau status task

• Flow Cuti: Karyawan -> Mengajukan cuti -> Manajer -> Menyetujui/menolak cuti -> Karyawan -> Menerima notifikasi persetujuan/penolakan

Development Roadmap

Fase 1: Penelitian dan Perencanaan

• Mengumpulkan kebutuhan pengguna

• Menyusun PRD

• Merancang arsitektur sistem

Fase 2: Desain dan Pengembangan Awal

• Membuat desain UI/UX

• Mengembangkan prototipe

• Implementasi fitur dasar

Fase 3: Pengujian dan Validasi

• Unit testing dan integrasi

• User Acceptance Testing (UAT)

• Perbaikan berdasarkan umpan balik

Fase 4: Peluncuran dan Pemeliharaan

• Peluncuran versi beta

• Peluncuran versi resmi

• Pemeliharaan dan pembaruan berkala

Questions, Clarifications, Scope

Pertanyaan:

• Bagaimana cara memastikan data karyawan tetap aman?

• Apa saja peran dan tanggung jawab tim HR dalam menggunakan HRIS?

Klarifikasi:

• HRIS ini akan mendukung integrasi dengan sistem lain yang sudah digunakan oleh perusahaan.

• HRIS akan menggunakan metode autentikasi berbasis token (JWT) untuk keamanan.

Ruang Lingkup:

• HRIS mencakup manajemen data karyawan, penggajian, evaluasi performa, manajemen task, absensi dan cuti, serta feedback perusahaan.

• Pengembangan API untuk integrasi dengan aplikasi pihak ketiga.

Microservices Tambahan

Payment Gateway

Deskripsi: Fitur Payment Gateway akan memungkinkan perusahaan untuk melakukan proses penggajian melalui platform pembayaran yang aman dan efisien.

Manfaat: Mengotomatisasi proses penggajian, memastikan pembayaran tepat waktu, dan meningkatkan transparansi.

Tech Stack:

• Backend: Python (Django), Go (Gin), Node.js (Express)

• Frontend: JavaScript (React), Angular, Vue.js

• Payment Gateway: Stripe, PayPal, Razorpay

Invoice Generator

Deskripsi: Fitur ini akan menghasilkan invoice gaji dalam bentuk PDF yang dapat diunduh dan dicetak oleh karyawan.

Manfaat: Mengurangi kesalahan manual dalam pembuatan invoice, meningkatkan efisiensi, dan mempermudah akses karyawan ke riwayat gaji.

Tech Stack:

• Backend: Python (Django), Go (Gin), PHP (Laravel)

• Frontend: JavaScript (React), Angular, Vue.js

• PDF Generation: ReportLab, WeasyPrint, wkhtmltopdf

Supporting Documents

API Documentation

• Endpoint API: Detail endpoint untuk mengakses dan mengelola data karyawan, gaji, performa, task, dan cuti.

• Autentikasi: Metode autentikasi yang digunakan untuk mengamankan akses API.

• Contoh Request/Response: Contoh format request dan response untuk berbagai operasi API.

Data Analysis

• Analisis Data Karyawan: Menyediakan laporan analisis data karyawan untuk pengambilan keputusan strategis.

• Analisis Gaji: Analisis data penggajian untuk memastikan akurasi dan efisiensi.

• Analisis Performa: Analisis data performa untuk mengidentifikasi tren dan kebutuhan pengembangan karyawan.

Copy Writing

• Dokumentasi Pengguna: Panduan pengguna untuk karyawan dan manajer.

• Bantuan dan Dukungan: Artikel bantuan dan FAQ untuk membantu pengguna mengatasi masalah umum.

Kesimpulan

Aplikasi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang diusulkan akan membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia dengan lebih efisien dan efektif. Dengan fitur-fitur seperti manajemen data karyawan, pemantauan gaji, performa, dan task, serta pembuatan dan pengiriman invoice gaji, sistem ini juga berpotensi meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan karyawan. Implementasi dalam bentuk aplikasi web dan mobile memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memiliki akses mudah ke sistem, sesuai dengan kebutuhan mereka. Namun selain itu, tetap ada tantangan dan risiko yang perlu dikelola, seperti biaya implementasi, adaptasi teknologi, dan keamanan data. Dengan perencanaan yang tepat dan manajemen perubahan yang efektif, manfaat dari sistem dapat dimaksimalkan untuk mendukung tujuan bisnis dan meningkatkan kepuasan karyawan.